Facturation électronique obligatoire : tout ce qu’il faut savoir

Une réforme structurante pour la gestion des factures

Qu’est qu’une facture électronique

Une facture électronique ne se résume pas à un simple PDF envoyé par mail. Il s’agit d’un document émis, transmis et reçu exclusivement sous format structuré, conformément aux normes définies par l’administration fiscale.

Ce format permet une lecture automatisée des données par les logiciels comptables et les plateformes publiques ou privées. Des standards comme Factur-X, UBL ou CII sont aujourd’hui reconnus. Ils garantissent la conformité technique des documents.

Autrement dit, une facture scannée ou convertie en PDF n’est pas une facture électronique au sens légal. Seules les factures créées nativement dans un format structuré et transmises via une plateforme agréée sont valables.

Objectifs poursuivis par la réforme

Cette réforme s’inscrit dans une logique de modernisation des échanges comptables. Elle répond à plusieurs objectifs définis par les pouvoirs publics :

• Lutter contre la fraude à la TVA, grâce à une transmission automatique des données
• Simplifier les obligations fiscales, en facilitant le pré-remplissage des déclarations
• Réduire les coûts de traitement, en éliminant les étapes manuelles
• Améliorer la trésorerie des entreprises, en accélérant la réception et le traitement des factures
• Renforcer la compétitivité, notamment pour les petites structures

La facturation électronique vise à alléger la charge administrative tout en améliorant la transparence fiscale.

Le rôle du e-reporting

En complément, le dispositif de e-reporting devient également obligatoire. Il concerne les opérations qui ne relèvent pas de la facturation électronique. C’est le cas, par exemple, des ventes à des particuliers (B2C), des exportations ou des prestations exonérées de TVA.

Avec le e-reporting, les entreprises devront transmettre certaines données de transaction à l’administration. Cela se fera via la même plateforme que pour les factures électroniques.

Ainsi, même les opérations hors du champ de la réforme seront suivies en temps réel. Ce double dispositif permet à l’État de mieux surveiller l’activité économique tout en automatisant les contrôles.

Facturation électronique obligatoire : entreprises concernées et calendrier d’application

Quelles entreprises sont concernées ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent se conformer à la réforme, quelle que soit leur taille ou leur statut juridique. Cela concerne :

• les grandes entreprises,
• les ETI (entreprises de taille intermédiaire),
• les PME,
• les micro-entreprises,
• ainsi que les structures bénéficiant de la franchise en base de TVA.

En résumé, aucune entreprise n’échappe à l’obligation, dès lors qu’elle émet ou reçoit des factures dans le cadre d’activités B2B sur le territoire national.

Quelles opérations sont visées ?

La facturation électronique s’applique uniquement aux transactions domestiques entre entreprises établies en France. Elle couvre :

• la vente de biens,
• les prestations de services,
• les acomptes liés à ces opérations.

Cependant, la réforme exclut certaines opérations, comme :

• les ventes à des particuliers (B2C),
• les échanges avec des clients étrangers (exportations, intracommunautaire),
• certains secteurs spécifiques (santé, enseignement, immobilier, assurance…).

Par conséquent, les entreprises doivent bien identifier les flux concernés pour adapter leur organisation.

Un calendrier progressif

L’État a prévu une mise en œuvre en deux temps, selon la taille de l’entreprise :

• À partir du 1er septembre 2026 :
  • Toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques.
  • Les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures au format électronique.
• À partir du 1er septembre 2027 :
  • L’obligation d’émission s’étendra aux PME et aux micro-entreprises.

Il est donc essentiel d’anticiper ces échéances, car le respect du calendrier conditionnera la conformité des échanges B2B.

Quelles règles pour l’outre-mer ?

Certaines entreprises des territoires ultramarins devront aussi appliquer la réforme. C’est le cas notamment en Martinique, Guadeloupe et La Réunion, où la TVA s’applique. Elles suivront le même calendrier que les entreprises métropolitaines.

D’autres territoires, comme la Guyane, Mayotte ou la Polynésie française, ne sont pas concernés par la facturation électronique. Toutefois, si vous êtes basé en métropole et que vous facturez vers ces zones, vous devrez tout de même transmettre certaines données via le e-reporting.

Fonctionnement de la facturation électronique obligatoire

Choisir une plateforme pour émettre et recevoir ses factures

Chaque entreprise devra utiliser une plateforme agréée par l’État pour émettre et recevoir ses factures électroniques. Trois types de plateformes sont disponibles :

• le Portail Public de Facturation (PPF), proposé gratuitement par l’administration,
• les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui offrent des services plus avancés,
• les Opérateurs de Dématérialisation (OD), qui facilitent la transition vers le format électronique.

L’entreprise choisit sa plateforme, la déclare à l’administration fiscale, puis l’utilise pour centraliser tous ses flux de facturation. Cette plateforme devient alors l’unique canal d’émission et de réception des factures. L’envoi direct par email ne sera plus autorisé.

Formats acceptés et mentions obligatoires

Pour être conforme, la facture électronique doit respecter un format structuré. Trois formats sont reconnus à ce jour :

• Factur-X (hybride : lisible par l’humain et la machine),
• UBL,
• CII.

Les factures PDF ou scannées ne sont plus acceptées. En effet, elles ne permettent pas à l’administration d’extraire automatiquement les données nécessaires.

Par ailleurs, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur chaque facture :

• le numéro SIREN du client,
• l’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse de facturation,
• la nature des opérations : biens, services, ou les deux,
• la mention sur le paiement de la TVA sur les débits, si l’entreprise a opté pour ce régime.

Ces mentions permettent d’assurer la traçabilité et la cohérence fiscale de chaque transaction.

Sécurisation et archivage des factures

Afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures, les entreprises peuvent utiliser un cachet électronique qualifié. Ce système fonctionne comme une signature numérique. Il permet de prouver l’origine du document et d’éviter toute modification non autorisée.

En ce qui concerne l’archivage, la facture électronique doit être conservée sous format numérique pendant une durée de 6 à 10 ans, selon la nature de l’opération. Cette obligation s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

Un nouveau mode de circulation des documents

Avec cette réforme, le mode de transmission des factures change totalement. L’émetteur ne les envoie plus directement à son client. Il les dépose sur sa plateforme agréée, qui se charge ensuite de :

• vérifier les données,
• transmettre la facture au destinataire (via sa propre plateforme),
• extraire les informations à destination de l’administration fiscale.

Ce circuit automatisé renforce la fiabilité des échanges et réduit considérablement le risque d’erreurs ou de pertes.

Le e-reporting : un dispositif complémentaire

À quoi sert le e-reporting ?

Le e-reporting accompagne la généralisation de la facturation électronique. Il permet de transmettre à l’administration fiscale certaines données de transaction qui ne sont pas couvertes par l’obligation de facture électronique.

Ce dispositif s’applique notamment :

• aux transactions B2C (avec des particuliers),
• aux opérations à l’international,
• aux prestations exonérées de TVA,
• aux entreprises qui ne sont pas tenues d’émettre une facture, mais qui doivent tout de même déclarer leurs opérations.

En complément des factures électroniques, le e-reporting donne à l’administration une vision globale et actualisée de l’activité économique, même sur des opérations non facturées.

Quelles données doivent être transmises ?

L’entreprise doit transmettre des informations précises sur chaque transaction concernée. Ces données incluent :

• la date et le montant de l’opération,
• la TVA facturée,
• le type de transaction (vente de biens ou prestation de services),
• la devise utilisée,
• les taux de TVA appliqués,
• et parfois le nombre total de transactions réalisées dans une journée.

Toutes ces données sont envoyées via la plateforme utilisée pour les factures électroniques. L’entreprise n’a donc pas à effectuer cette transmission manuellement, ce qui réduit le risque d’erreur.

Qui est concerné par le e-reporting ?

Le e-reporting s’applique à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, dès lors qu’elles réalisent des opérations non couvertes par la facturation électronique. Même les structures qui ne facturent pas directement (comme certains prestataires ou micro-entrepreneurs) peuvent être concernées.

Ce dispositif concerne aussi les entreprises établies en métropole, qui travaillent avec des clients situés dans des territoires non soumis à la réforme, comme la Guyane, Mayotte ou la Polynésie française.

Une obligation encadrée par un calendrier

Le calendrier du e-reporting suit exactement celui de la facturation électronique. Les grandes entreprises et les ETI devront s’y conformer dès septembre 2026. Les PME et micro-entreprises auront jusqu’en septembre 2027 pour mettre en place le dispositif.

Il est donc stratégique d’intégrer dès maintenant le e-reporting dans la refonte de vos processus de facturation.

Se préparer à la transition et éviter les sanctions

Quelles sont les sanctions prévues ?

En cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique ou de e-reporting, l’entreprise s’expose à des sanctions financières. Voici les principaux montants annoncés :

• 15 € par facture non émise sous un format électronique conforme,
• 250 € par transmission manquante dans le cadre du e-reporting.

Dans les deux cas, les pénalités sont plafonnées à 15 000 € par an. Par ailleurs, l’administration prévoit une tolérance pour la première infraction, ce qui laisse un peu de marge aux entreprises en phase d’adaptation.

Les plateformes agréées peuvent elles aussi être sanctionnées si elles n’assurent pas la bonne transmission des données fiscales. Les amendes peuvent atteindre 45 000 € par an.

Pourquoi anticiper dès maintenant ?

Même si l’entrée en vigueur semble lointaine, reporter les préparatifs augmente les risques. Plus tôt l’entreprise entame sa transition, plus elle aura le temps de :

• s’adapter aux exigences techniques,
• tester ses outils et ses flux,
• former ses équipes à ce nouveau mode de fonctionnement.

De plus, certains prestataires (plateformes, éditeurs de logiciels, intégrateurs) risquent d’être saturés à l’approche des échéances de 2026 et 2027.

Quelles sont les étapes clés de la préparation ?

Pour bien anticiper l’obligation de facturation électronique, il est recommandé de suivre ces étapes :

1. Analyser ses flux de facturation
   Identifiez les opérations concernées par la réforme, les exclusions, et les cas relevant du e-reporting.
2. Choisir une plateforme de confiance
   Sélectionnez un prestataire agréé (PPF, PDP ou OD) compatible avec vos outils actuels.
3. Adapter ses outils et processus internes
   Vérifiez que votre logiciel de facturation ou ERP prend en charge les formats structurés exigés.
4. Former les collaborateurs
   Sensibilisez les équipes comptables, commerciales et administratives aux nouvelles obligations.
5. Tester la nouvelle organisation
   Mettez en place une phase pilote pour valider la conformité des échanges avant la date officielle.

En suivant ce plan d’action, vous pourrez aborder sereinement la réforme, tout en améliorant la performance de votre gestion comptable.